Aplicación de Software

1.       ESTRATEGIA PROPUESTA

A. General

Debido a la falta de control en la empresa y de gestión de inventarios, origina existencias obsoletas, pérdidas, robos y falta de conocimiento de con qué mercadería se cuenta o no.

Para solucionar este problema, a la empresa se le fabricó un software especial (lo cual significó una considerable inversión y gastos de capacitación para su uso), pero éste no les sirve actualmente dado que existe un constante desfase entre el momento en que se vende el producto y en que se registra.

Por ello proponemos la instalación de un nuevo software (SisStock) que le permitirá, además de un control de inventario, realizar la facturación, enlazando estos dos procesos, permitiendo un ahorro de tiempo.

Debido a que este programa es estándar (contenido abierto a todo público), su costo es bastante bajo y los beneficios son altos (VER ANEXO 1).

B. Detallada

-      Contactarse con el fabricante (FACTRONSOFT) para obtener una proforma del software. Conociendo estos detalles, la compra puede realizarse inmediatamente.

-      Al momento de la compra, se entrega un pequeño manual y se realiza una capacitación general en las oficinas del proveedor. Las dudas que surjan posteriormente son resueltas a través del sistema de atención al cliente del fabricante, lo cual incluye e-mail y teléfono.

-      La instalación y puesta en marcha es prácticamente instantánea, la dificultad se encontraría en realizar un previo inventario físico de las existencias, para que la información vertida en el software sea real. Asimismo, la adaptación a su funcionamiento podría requerir tiempo y esfuerzo.

-      Sin embargo, el software incluiría las siguientes ventajas:

§  Creación libre de tipos de movimiento

§  Cantidad ilimitada de almacenes.

§  Base de datos SQL.

§  Exportación de asiento contable a Contasis y Siscont

§  Cantidad de almacenes ilimitada

§  Exportación a Excel

§  Adecuación libre a formatos (guías, facturas, boletas, nota de crédito y débito)

§  Armado de paquetes de productos.

§  Se puede relacionar una factura con varias guías de salida o ingreso.

2.       CRITERIOS A CONSIDERAR

1. De adecuación

-       La estrategia propuesta va acorde a la misión y objetivos de la empresa, dado que es un problema que la misma empresa desea solucionar pero aún no sabe cómo.

-       Es oportuno según el análisis FODA, dado que existe un crecimiento de la competencia y del sector construcción, lo cual exige un adecuado control de la mercadería.

-       Así mismo nuestra estrategia se soporta en base a la matriz de negocio, la cual indica que los rubros más importantes de la empresa son los de ferretería y construcción, los cuales necesitan como base un control eficiente de los recursos.

-       La organización se adecúa a la estrategia propuesta, ya que en este tipo de negocios es necesario mantener un control para evitar pedidos innecesarios y extravíos u obsolescencia de la mercadería. Asimismo, este tipo de herramienta ha sido utilizada por la empresa, pero no fue útil ya que el software anterior no poseía las mismas ventajas que el propuesto.

2. De factibilidad

-       Sí se poseen los recursos adecuados para poder instalar el control de inventarios, así como las capacidades para poder manejarlo.

-       Existe factibilidad técnica, dado que cuentan con el soporte técnico base adecuados y con dos trabajadores jóvenes que podrían ser capaces de adaptarse a los sistemas pensados a instalar.

-       No existe trabajo en equipo ni participación de los empleados, por lo tanto, la motivación es básicamente extrínseca. Esto sería una barrera alta para el plan de acción, dado que dependerá sólo de la decisión de una sola persona. En el mismo ambiente laboral existe discrepancia de caracteres.

3. De aceptabilidad

-       Es muy posible que no se acepten debido a que el Sr. Roberto Cotlear, el dueño, es una persona de mentalidad bastante cerrada al cambio, poco arriesgada y no se ha planteado crecer, a lo mucho le interesaría mantener sus negocios tal como están el mayor tiempo posible, mientras le permita seguir viviendo sin problemas.

-       Cabe la posibilidad de que pese a utilizar los sistemas propuestos, para la mejora del control de inventarios y cobranzas, entre otras cosas; finalmente terminen cayendo en sus políticas y desorganización anterior.

-       Si lograran agilizar el servicio, dar una imagen de mayor organización y de orden, podrían volverse más atractivos a otros clientes, puesto a que se puede potenciar aún más su misión que es la de solucionar problemas más que la de la venta de herramientas.

-       Es bastante que la competencia ante los planes de acción propuestos, no tenga reacciones inmediatas o que no realice cambios significativos en su forma de llevar el negocio, porque la mayoría ya cuenta con dichos sistemas o son muy pequeñas y/o tienen la misma mentalidad de Cotlear.

3.       VENTAJA COMPETITIVA (MANTENIDA Y GENERADA)

Factores generadores de ventaja competitiva

CALIDAD	Media, debido a que el servicio complementario al producto que se ofrece es bastante débil o nulo (Ej.: no hay transporte de las compras al auto del cliente). Es importante, ya que condiciona el “enganche” del cliente para que repita la compra.
INNOVACION	Por el giro del negocio y la mentalidad del dueño, la innovación es prácticamente nula.
EFICIENCIA	Muy importante, pero ausente en el caso de la empresa. Para lograrlo es necesario: control de inventarios, cobranzas y estandarización de precios.
SATISFACCION AL CLIENTE	Es importante que, al menos, el cliente encuentre en la empresa el producto que necesita para dar solución a su problema. Por ello, el control de las existencias es básico.

Teniendo en cuenta el análisis anterior, la ventaja competitiva abarcaría que la empresa sea capaz de tener siempre en stock los productos de calidad (marca) que el cliente necesita, en todo momento, evitando todo tipo de desorganización, pérdidas, etc.  Además, permitirá un ahorro de costos y disminución del tiempo de servicio, así como saber siempre con qué mercadería se cuenta y evitar la duplicidad de compra.

Riesgos

Dado que es una estrategia enfocada al ámbito interno de la empresa, y teniendo en cuenta la mentalidad “cerrada” de sus directivos, el mayor escenario de riesgo comprendería que no se utilicen los sistemas propuestos y los dejen de lado, como sucedió con el software anterior. Esto provocaría que el negocio se mantenga de la misma manera que lo hace actualmente y llegue a terminar con los dueños.

4.       DATOS SOFTWARE SISTOCK

Incluye:

• Asistencia telefónica o por internet
• Licencia de usuario  
• Manual instalado en el sistema
• Capacitación en nuestras oficinas de Lima o provincias en horarios a conveniencia del usuario

Ventajas clave:

• Creación libre de tipos de movimiento
• Cantidad ilimitada de almacenes.
• Base de datos SQL.
• Exportación de asiento contable a Contasis y Siscont
• Cantidad de almacenes ilimitada
• Exportación a Excel
• Adecuación libre a formatos (guías, facturas, boletas, nota de crédito y débito)
• Armado de paquetes de productos.
• Se puede relacionar una factura con varias guías de salida o ingreso.

Descripción del sistema:

Informes de:

·         Saldos de artículos

·         Precios

·         Stocks por almacenes

·         Registro de compras

·         Registro de ventas

·         Ranking de compras

·         Ranking de ventas

·         Estadísticas

·         Traslados entre almacenes

·         Kárdex por almacén

·         Comisiones

·         Márgenes comerciales

·         Control por lotes

SISTOCK
Controla almacén, inventarios valorizados por línea de productos. No hay límite en cuanto a creación de empresas. Emite guías, facturas, boletas de ventas, notas de débito y crédito. Trabaja con códigos de barras.

Nuestro sistema funciona en un ambiente totalmente visual, la base de datos es SQL, por lo que permite cualquier cantidad de almacenes, productos y movimientos en ella, ésta puede residir en un servidor, si usted prefiere, para su mejor administración y seguridad.

MULTIUSUARIO
Ha sido  desarrollado para ser utilizado en modo monousuario o  en una red de cualquier envergadura. Sistock puede operar dentro de una oficina o en varias sucursales de un negocio a través del país pues permite la interconexión por internet.

COMPRAS
Registra y controla las guías de ingreso de todos los documentos de compra, los que utilizan el Kardex.  Registro de compras.

VENTAS
Emite y controla cotizaciones y permite trabajar como guías de salida, las cuáles actualizarán en forma automática el stock y permite la generación de la factura, la cuál puede estar conformada por uno ó más guías de salida.  Emite boletas de venta y ticket.
El sistema permite imprimir facturas, boletas y guías de remisión.  Registro de ventas, margen comercial operativo.

ALMACENES
Reporta Kardex y Kardex valorizado. Puede controlar almacenes ilimitadamente a la vez por cada empresa creada, Stock por almacenes, costo promedio por artículos.

ESTADISTICAS
Brinda reportes de  Ventas por cliente, por vendedor, compras por proveedor, ranking de ventas por rango de fecha por artículo y/o proveedor, márgenes por factura, por rango de fecha y por márgenes de artículo.

HARDWARE REQUERIDO
Recomendamos trabajar con AMD Athlon 64, Pentium IV, Pentium Celeron ó superior con 512 Mb de Memoria RAM como mínimo. Trabaja en ambientes Windows XP o superior.

LICENCIA DE USO
El Autor concede el uso del software limitado a tan solo una instalación, esta licencia estará inamovible en el disco duro en que fue instalado, perdiéndose dicha licencia si el disco duro en que fue instalado es formateado o reinstalado el sistema operativo.

5.       PRESUPUESTO DETALLADO (software de almacenamiento y facturación)

PRESUPUESTO (EN SOLES)
Costo de software y de la licencia de Sistock	S/. 1,035
Impresora Matricial Epson lx 300	S/. 180
Millar de facturas en papel contínuo	S/. 180
Inventario Físico(Personal)	S/. 367
Capacitación(*)	S/. 370
Manual de Sistock	S/. 35
TOTAL	S/. 2,167

(*) Personal de Factronsoft viene a Piura
Pasajes Lima-Piura-Lima (Ittsa)	S/. 170
Hospedaje (2 días)	S/. 160
Alimentación	S/. 40
Total	S/. 370

                                                                         Fuente: Elaboración propia