1. PROBLEMAS A OPTIMIZAR
Los principales problemas que existen en la empresa y que se necesitan mejorar mediante la implementación de un software ERP son:
- No existe una adecuada recepción, almacenamiento y control de las existencias para la prestación del servicio. Se generan altos costos innecesarios debido a mermas, posibles robos y mercadería obsoleta.
- Los inventarios se revisan una vez al año.
- Su flujo de operaciones son eficaces, pues logran solucionar los problemas de sus clientes, pero son ineficientes en el servicio debido a la demora en la atención por no tener precios estandarizados.
- La facturación de las ventas es muy ineficiente. Muchas veces no se realizan los registros de las ventas en caja, ya que venden algunos productos con registros en hojas de papel diferentes por el simple motivo de hacer una venta rápida o de algún producto pequeño y que tiene algún descuento o precio especial por cliente.
- No cuentan con un área contable; esta actividad se lleva manualmente y es muy deficiente.
- El aprovisionamiento de materiales no se lleva correctamente, pues se pide sin tener claros los requerimientos. Eso genera mercadería que se devuelve, no rota, se pierde o se vuelve obsoleta.
- Cuentan con un software bastante atrasado y muy simple, para lo concerniente a facturas, clientes, almacén y proveedores.
- Manuales, información técnica de proveedores, temas de control de calidad e información técnica de los productos están sólo almacenados en una computadora.
- No realizan actividades encaminadas a mejora y gestión de las tecnologías en la empresa, pues les parece muy costoso de implementar. Esto en lo concerniente a las actividades de gestión.
- Sólo cuentan con dos computadoras antiguas y un software atrasado.
Para solucionar este problema se propone la adquisición de un software que une dos procesos de la empresa (control de almacén y facturación) permitiendo ahorrar tiempo y costos innecesarios; ya que evita existencias obsoletas, pérdidas o robos y pedidos innecesarios.
2. CONSIDERACIONES DE IMPLEMENTACION
Previamente:
- La empresa deberá contactarse con el proveedor del software.
- Realizar inventarios de mercadería y elaborar una base de datos para ingresar al sistema.
- Consideraciones organizacionales
- Para poner en marcha la estrategia, se deberá convocar una reunión con el dueño de la empresa (Sr. Roberto Cotlear) y darle a entender que comprendemos su postura de mantener el negocio de la manera en que funciona actualmente. Sin embargo, existen claras fallas que están desencadenando en pérdidas de mercadería, robos, pedidos dobles; todo lo cual se está traduciendo en altos costos.
- Teniendo en cuenta el costo que implicaría la instalación del nuevo software, y considerando 10 años de servicio de la empresa, tenemos que equivaldría a una inversión de S/.15 mensuales, contra el nivel de robos y pérdidas que es considerablemente mayor de manera mensual.
Dado que dichos desfases se reducirían casi a cero, es posible considerar la compra como un gran beneficio y ahorro.
- Para ello, se propone mantener el negocio actual pero implementando un sistema que le permitirá evitar estos costos innecesarios. Dicho sistema es el software SiStock, cuya ventaja es posibilidad de realizar la facturación e imprimir el comprobante, al hacer este paso el mismo software se encarga de descargar la mercadería de almacén lo cual significaría un gran ahorro de tiempo y solucionaría el problema que tiene la empresa para enlazar estos dos procesos.
- Se debe convencer al dueño de mejoras y mostrarle resultados a cortísimo plazo.
- Al momento de la compra del software se realizará una inducción básica a los empleados para el manejo del mismo.
- Consideraciones de cultura organizacional
- En el caso de la empresa, los trabajadores presentan una baja participación en la toma de decisiones, por lo cual prácticamente sólo obedecen órdenes. Debido a ello apoyarían la implementación de la estrategia de control, lo cual, además, haría más rápida y sencilla su labor, permitiéndoles aprovechar el tiempo ganado en otras labores de mayor importancia.
- En Roberto Cotlear EIRL las instalaciones son más formalizadas, es decir, existe un mayor control y estandarización que en el resto de tiendas propiedad del dueño. Por ello será más asequible la implementación del sistema de control que si esto se intentara en alguno de los otros negocios.
- Consideraciones directivas y de liderazgo
- El estilo de dirección se caracteriza por un autoritarismo y una centralización en la toma de decisiones; lo cual ocasiona una motivación básicamente extrínseca en la labor de los trabajadores.
Como consecuencia, la participación y la identificación con la empresa por parte de los mismos son bajas o casi nulas.
- Se dirige por poder más que por autoridad: se percibe un cierto temor a la figura de la administradora (hija del dueño).
