1. DEFINICION DE REQUERIMIENTOS
Aquí se detalla al vendedor del paquete los requerimientos del sistema según los problemas que se detectaron de tal forma que pueda adecuarse el paquete a las necesidades particulares del negocio.
Requerimientos:
- Implementación de código de barras en los productos unitarios de mas alto precio y calidad, como los son las herramientas de carpinterías, motores, etc.
- Registro del flujo de efectivo diario, para su posterior gestión mensual.
- Registro de todos los productos ingresantes y los de salidas (ventas), manteniéndose así un inventario valorizado por línea de productos, para un mayor control de todos los productos de venta.
- Registro y control de las guías de ingreso de todos los documentos de compra, los que utilizan el Kardex. (Registro de compras)
- Impresión automática de boletas de ventas o facturas, que provengan directamente de caja o la computadora.
- Reporte en Kardex y Kardex valorizado. Esto para poder controlar el almacén, es decir realiza un stock por almacenes, costo promedio por artículos.
- Realizar reportes de ventas por cliente, por vendedor, compras por proveedor, ranking de ventas por rango de fecha por artículo y/o proveedor, márgenes por factura, por rango de fecha y por márgenes de artículo.
2. HARDWARE A UTILIZAR
- Impresoras:
- Se utilizarán 3 impresoras para una mejor implementación del software.
- El tipo de impresora será matricial, muy adecuada para la impresión de boletas y facturas.
- La marca más adecuada que utilizaremos es Epson, modelo LX 300.
- Esta es una impresora matricial rápida y robusta de 9 agujas y 80 columnas que alcanza velocidades de hasta 337 caracteres por segundo en borradores de alta velocidad. Es ligera y compacta, fácil y económica de mantener y, además, proporciona una gran durabilidad en entornos de trabajo exigentes.
- El precio de esta impresa marca Epson es de S/.180.00
- Esta impresora necesitará de papel continuo para la impresión de facturas. El millar de estas hojas tiene un precio de S/.180.00
- La impresora cuenta con los interfaces paralelo y serie, e incluye drivers de impresora para Microsoft Windows 3.1x, Windows 95/98/2000/2007 y Microsoft Windows NT 3.5x/4.0.
- Se puede adquirir en el mercadolibre.com.pe
- EPSON LX300 consigue una reducción en el consumo de energía de un 40% en modo reposo y un 30% durante la impresión.
- Teléfonos celulares:
- La empresa necesitara de un sistema de comunicación rápido y eficaz para una localización efectiva de los clientes y de sus proveedores, asimismo que reduzca altos costos de comunicación, toma de pedidos y venta de mercaderías.
- La cantidad de celulares serán 2, utilizados por la gerente de tienda (Sra. Karen Cotlear) y por la gerente administrativa (Sra. Luz León de Cotlear).
- El servicio a utilizarse será de una afiliación con la empresa Movistar – Telefónica, la cual ofrece un servicio de comunicación ilimitado de Red Privada Movistar.
- El precio de este servicio ilimitado RPM es de S/.61.00 mensuales.
- El celular a utilizarse será uno convencional: marca NOKIA 2730.
- El precio del celular NOKIA 2730 es de S/.190.00
- Computadoras:
- Se utilizaran 3 computadoras, de las cuales, 2 se utilizaran para una rápida y mejor atención directa al cliente, y así y poder consultar en la base de datos los precios estandarizados de las mercaderías. Además, estarán conectadas con las impresoras matriciales y el sistema de facturación eficiente.
- La marca de computadora a comprase es Microtech.
- Su precio es de S/.1,599.00
- El lugar de compra es en la tiendas de distribución Saga Falabella – Piura.
- La computadora incluye:
ü Memoria RAM: 2GB
ü Disco Duro: 500GB
ü Procesador: Intel Penitum Dual Core
ü Microsoft Windows 7
3. DISEÑO Y DESARROLLO
- Se reemplazara el actual software utilizado por la empresa, ya que este es muy antiguo e ineficiente.
- Se adecuaran el tipo y/o la línea de producto con el código de barra respectivo, para luego ser registrado y definido en la base de datos del negocio. Esto facilitara la consulta rápida de precios, la venta oportuna, un mejor control de la compra-venta de los productos, una efectiva y adecuada facturación y, sobretodo, una mejor y personalizada atención al cliente.
- Hay que establecer un manual de sistemas para un adecuado manejo de la información del sistema, de las necesidades de la empresa a las cuales se deben adecuar y de los objetivos que busca conseguir el negocio.
4. PRUEBA PILOTO
Luego de definirse que características del sistema y que actividades llevara congio para una mejor obtención y más eficientes resultados al nivel de negocio, se procede al siguiente paso o ciclo, que es el probar y verificas el buen funcionamiento del sistema.
Para esta prueba piloto, será realizada primordialmente por la administradora del local, la Sra. Karen Cotlear, la cual a su vez supervisara todos los procedimientos y a sus respectivos trabajadores. Los días pilotos serán establecidos en el periodo de un mes.
Los equipos necesarios para le prueba e implementación, podrán ser brindados por la empresa que quiera vender el software, dado que hay varias en Piura, a modo de préstamo para las pruebas. Se les mostrara el sistema y su funcionamiento a los respectivos usuarios, principalmente: a la administradora y al encargado de la caja.
Estando presente la persona responsable de la programación durante las pruebas piloto anotara las últimas modificaciones que se harán sobre el sistema. Durante las pruebas sería recomendable tener de apoyo el sistema manual que se recomienda editar y complementar. Además, se irá capacitando al personal mediante charlas.
5. PUESTA EN MARCHA
En esta fase se adquirirá computadoras más modernas y sofisticadas que permitan establecer una base de datos adecuadas de todos los productos en inventario y de los abastecimientos posteriores de rotura de stock o de los clientes más importantes (instituciones y empresas) que realicen pedidos y requerimientos especiales. Deberá tomarse en cuenta una buena ubicación para estos equipos. Así también él cableado necesario para colocar en red los dos terminales que se sugiere utilizar.
- 3 computadoras nuevas: 2 para el servicio y atención directa al cliente y 1 para la administración y gestión del negocio (red madre).
- 3 impresoras matriciales para la impresión de boletas o facturas.
- 1 maquina impresora de tickets, para aquellos productos que se vendan al por menos (ejm: clavos, agujas, etc.)
- 2 maquinas identificadoras y registradoras de los códigos de barras de los productos.
6. MANTENIMIENTO
Una vez colocado el sistema durante los primeros meses puede ser necesaria la presencia de algún técnico para que solucione problemas más comunes y enseñe a los usuarios a resolverlos como pueden ser el atasco de papel en las impresoras, cuando se cuelga la maquina, entre otros.
Con el tiempo además se ingresaran nuevas modificaciones que irán surgiendo de acuerdo a las nuevas necesidades de la empresa con influencia de los factores internos y externos del sector.
7. PLAN DE ACCION DETALLADO: GANTT
Cronograma (duración de las actividades)
8. IMÁGENES DEL ERP SISTOCK
